L’association L’Ébène structure son organisation avec Gessi et Imago RH & Planning
Piloter une organisation médico-sociale de grande ampleur suppose de disposer d’outils capables de structurer l’activité, de fiabiliser les données et d’accompagner les équipes dans la durée. En Guyane, l’association L’Ébène a fait le choix d’un système d’information intégré pour répondre à ces enjeux, en s’appuyant sur Gessi ainsi que sur Imago RH & Planning.
Une transformation progressive, aujourd’hui pleinement opérationnelle, qui constitue un véritable succès organisationnel.
Une association aux enjeux multiples
Créée en 1981, l’association L’Ébène intervient sur un large périmètre du médico-social en Guyane : accompagnement des personnes en situation de handicap, personnes âgées, protection de l’enfance, insertion et accompagnement social. Elle gère aujourd’hui plusieurs dizaines d’établissements et services, mobilisant près de 400 équivalents temps plein au service de plus de 1 000 personnes accompagnées.
Cette diversité d’activités et de publics implique des exigences fortes en matière de pilotage financier, de gestion des ressources humaines et de conformité réglementaire.
Nous avions besoin d’un système d’information capable d’unifier nos pratiques, sans multiplier les outils ni les ressaisies.
Gessi, socle du pilotage administratif et financier
Pour structurer son organisation, L’Ébène s’est appuyée sur Gessi, solution de pilotage administratif et financier. Comptabilité générale et analytique, budget prévisionnel, compte administratif, paie, facturation : l’ensemble des processus financiers est centralisé au sein d’un outil unique, partagé par les équipes concernées.
Gessi permet à la direction financière de disposer d’une vision consolidée et homogène de l’activité, tout en répondant aux exigences spécifiques du secteur médico-social.
Le contrôle budgétaire par groupes fonctionnels constitue un levier clé pour comparer les prévisions aux réalisations, analyser les écarts et alimenter le dialogue avec les autorités de tarification. Au-delà de la production réglementaire, Gessi s’inscrit comme un véritable outil d’aide à la décision, facilitant l’anticipation, la priorisation et le pilotage stratégique.
« Gessi nous permet de travailler dans un cadre réglementaire sécurisé, tout en disposant d’une vision claire et consolidée de notre activité », souligne Armand Ho Ten You.
Au fil des années, la solution s’est imposée comme un socle fiable et structurant, contribuant à la cohérence des pratiques financières à l’échelle de l’ensemble des structures.
Imago RH & Planning pour moderniser les pratiques RH
Afin de compléter ce socle financier, L’Ébène a engagé le déploiement d’Imago RH et Imago Planning, interfacés nativement avec Gessi. Objectifs : fiabiliser les processus RH, fluidifier la gestion des plannings et automatiser les flux vers la paie. L’objectif est de sécuriser les processus RH, de fiabiliser les données et de fluidifier l’organisation des plannings dans un contexte multisites.
Imago RH permet de centraliser les données collaborateurs, de fiabiliser les éléments variables et d’automatiser les flux vers la paie.
De son côté, Imago Planning facilite la gestion des plannings, la prise en compte des contraintes réglementaires et la coordination entre les équipes de terrain et les fonctions support.
Avant, une grande partie des informations RH circulait encore sous forme papier ou via des fichiers Excel. Aujourd’hui, les données saisies par les établissements remontent directement dans le système.
Les bénéfices sont rapidement perceptibles : réduction des délais de traitement, diminution des erreurs, meilleure anticipation des besoins et responsabilisation accrue des managers de proximité. « Une paie qui prenait auparavant plusieurs jours peut désormais être finalisée beaucoup plus rapidement », précise Delphine Alais.
Un accompagnement Evolucare au cœur de la réussite
La réussite du projet repose également sur l’accompagnement proposé par Evolucare. Audit des pratiques existantes, paramétrage des règles de gestion, formations adaptées aux métiers : chaque étape a été pensée pour aligner les outils avec les usages réels de l’association.
Plusieurs dizaines de managers et responsables ont ainsi été formés sur place, favorisant une appropriation progressive et durable des solutions.
L’audit est une phase essentielle pour que la solution corresponde au fonctionnement souhaité par la structure.
Un projet structurant pour l’organisation
Aujourd’hui, Gessi, Imago RH et Imago Planning forment un système d’information cohérent, interopérable et évolutif, au service du pilotage, des équipes et de la qualité d’accompagnement. Centralisation des données, fiabilité des processus, visibilité accrue pour les salariés via le portail salariés : le numérique devient un véritable levier de structuration et de performance.
Pour l’association L’Ébène, cette transformation est avant tout une réussite collective, portée par la direction, les équipes terrain et un partenaire technologique engagé. Elle illustre la capacité d’Evolucare à accompagner durablement les acteurs du médico-social, y compris dans des organisations complexes et multisites.
À propos de Gessi et Imago RH & Planning
Gessi est la solution de pilotage administratif, financier et réglementaire d’Evolucare pour les acteurs du sanitaire et du médico-social.
Imago RH et Imago Planning accompagnent la gestion des ressources humaines, des plannings et des processus RH, en interface directe avec la paie.
N’hésitez pas à nous contacter pour tout complément d’information ou une démonstration.
L’association L’Ébène de Guyane
L’Ébène de Guyane est un acteur du secteur médico-social implanté sur l’ensemble du territoire guyanais depuis 1981. Elle gère plusieurs dizaines d’établissements et services relevant notamment du handicap, de l’accompagnement des personnes âgées, de la protection de l’enfance, de l’insertion et de l’accompagnement social.
Cette organisation multisites et pluridisciplinaire repose sur des fonctions administratives, financières et RH structurées, ainsi que sur des équipes de terrain (400 salariés) réparties au sein des différentes structures au service de près de 1000 usagers.
