L’expertise Evolucare au service de la gestion RH dans le médico-social
Les établissements du secteur médico-social évoluent dans un environnement réglementaire et organisationnel de plus en plus exigeant : continuité de service 24h/24 et 365 jours par an, respect strict du droit du travail, tension sur le recrutement et fort taux de turnover dans certains métiers. Dans ce contexte, la fiabilité des outils RH devient un enjeu central pour les directions d’établissement, qui doivent conjuguer sécurité juridique, qualité d’accompagnement et attractivité employeur.
Les établissements du secteur médico-social évoluent dans un environnement réglementaire et organisationnel de plus en plus exigeant : continuité de service 24h/24 et 365 jours par an, respect strict du droit du travail, tension sur le recrutement et fort taux de turnover dans certains métiers. Dans ce contexte, la fiabilité des outils RH devient un enjeu central pour les directions d’établissement, qui doivent conjuguer sécurité juridique, qualité d’accompagnement et attractivité employeur.
C’est dans cette logique que l’APAEIA a fait le choix, il y a plusieurs années, de s’appuyer sur l’expertise Evolucare pour structurer sa gestion RH et son suivi des personnes accompagnées. Laurent Debieu, directeur d’établissement au sein de l’APAEIA Avranches, nous explique comment ce choix s’est traduit dans l’organisation quotidienne de ses équipes.
L’APAEIA, un pôle adulte en quête d’un partenaire logiciel évolutif
L’APAEIA gère un pôle adulte de 93 personnes accompagnées et près de 130 salariés, dans une activité fonctionnant 24 heures sur 24, 365 jours par an. À la tête de ce pôle depuis 2023, Laurent Debieu a cherché, dès 2019, une solution capable d’accompagner la croissance et la complexité réglementaire de l’association, avec une exigence forte : trouver un partenaire logiciel qui s’engage dans la durée aux côtés de ses équipes.
« On avait besoin d’un outil qui prenne en compte la complexité des calculs de repos compensateurs propres à la convention 66, sans complexifier le quotidien de nos équipes », résume le directeur.
Un enjeu de conformité et d’appropriation par les équipes terrain
Dans un secteur soumis à des obligations réglementaires strictes (repos compensateurs, astreintes, arrêts de travail, temps de nuit), la fiabilité des plannings est un enjeu direct de conformité au droit du travail et de qualité d’accompagnement. L’APAEIA cherchait un outil capable de sécuriser ces processus sans allonger la formation des équipes ni multiplier les logiciels — un critère décisif après la rencontre d’une dizaine d’éditeurs.
Imago RH-Planning : une solution pensée pour évoluer avec les besoins du terrain
Au-delà du dossier usager, APAEIA s’appuie également sur Imago RH-Planning pour structurer la gestion de ses équipes. Continuité de service, contraintes conventionnelles, plannings à ajuster en permanence : la solution a été conçue pour s’adapter aux réalités concrètes du secteur médico-social, plutôt que d’imposer un cadre rigide aux organisations qui l’utilisent. Un point que confirme Laurent Debieu, qui revient sur deux aspects clés de l’outil au quotidien.
Une interface pensée pour une prise en main rapide
L’APAEIA a retenu Imago RH-Planning en 2019, avant d’intégrer le Dossier Usager (DU) en 2020. Le critère décisif : une interface jugée immédiatement intuitive. « Le seul logiciel qui nous ait vraiment paru simple, c’est celui-là. Aujourd’hui encore, une personne qui arrive dans la structure s’adapte très rapidement », témoigne Laurent Debieu.
Cette rapidité d’appropriation limite le temps consacré à la formation et facilite l’intégration des nouveaux salariés dès leur arrivée.
Une gestion RH conforme et automatisée
Le logiciel intègre nativement les règles de la convention collective 66 : calcul des repos compensateurs, gestion des astreintes, prise en compte des arrêts de travail sans que le salarié ne perde le bénéfice de ses gardes prévues. « C’est la sécurisation des plannings. Tout le monde est à jour, et ça facilite le travail des équipes qui construisent les plannings, avec une visibilité précieuse au quotidien », précise le directeur. Cette automatisation réduit le risque d’erreur humaine, particulièrement présent dans le calcul manuel des compteurs de repos et des temps de récupération.
Une interopérabilité RH / Dossier Usager qui fait gagner du temps
Le lien entre Imago RH-Planning et le DU permet d’éviter la ressaisie des données salariés et de croiser directement le planning horaire avec le planning d’activités des personnes accompagnées. Un professionnel consulte ainsi en un coup d’œil, depuis son téléphone, s’il doit conduire tel résident à une activité — un gain concret sur la charge mentale au quotidien. Cette continuité d’information entre les deux modules illustre l’approche intégrée d’Evolucare, où les données RH et les données d’accompagnement dialoguent au service d’une même organisation.
Des remplacements gérés en quelques clics
Autre bénéfice opérationnel : la fonction de recherche de remplaçants. « Vous cliquez sur « remplaçants », vous trouvez la personne disponible, l’information part immédiatement », explique Laurent Debieu. Les plages horaires non couvertes sont identifiées en temps réel, ce qui permet de mobiliser en priorité du personnel expérimenté plutôt que le premier remplaçant disponible — un choix organisationnel qui a un impact direct sur la qualité de l’accompagnement proposé aux personnes suivies.
Un outil qui évolue au fil des demandes clients
L’APAEIA cite plusieurs évolutions obtenues au fil des années grâce à l’écoute des équipes Evolucare : création des portails salarié et usager, lien entre planning RH et planning d’activités. « Il y a une vraie évolution du logiciel en six ans. Nos remarques sont globalement prises en compte », souligne le directeur. Cette dynamique d’amélioration continue, construite sur les retours terrain, s’inscrit dans la philosophie de développement produit d’Evolucare.
Un DU qui responsabilise les pratiques professionnelles et sécurise le suivi
Sur le volet Dossier Usager, l’accès des personnes accompagnées et de leurs proches au journal de bord a fait évoluer les pratiques d’écriture des équipes, désormais plus factuelles. Le logiciel intègre également une vérification des interactions médicamenteuses (base Vidal), sécurisant les prescriptions et limitant les risques liés aux polymédications, fréquentes dans l’accompagnement de publics en situation de handicap. Au-delà de l’aspect médical, le DU joue un rôle relationnel : en donnant accès aux familles au planning d’activités et aux évaluations, il crée un espace d’échange entre l’établissement, la personne accompagnée et ses proches, renforçant la confiance mutuelle sans se substituer au dialogue humain.
Des bénéfices concrets sur la charge administrative et la qualité d’accompagnement
Pour l’APAEIA, les bénéfices se mesurent à plusieurs niveaux : réduction du temps consacré à la gestion administrative RH, meilleure anticipation des besoins de remplacement, conformité renforcée avec le droit du travail, et un accès facilité aux données statistiques annuelles (remontées réglementaires type ANAP). Ces gains de temps se traduisent directement par davantage de disponibilité pour les équipes encadrantes, au bénéfice de l’accompagnement quotidien des personnes suivies. « On en est vraiment content. Et on sait que ce n’est pas fini, qu’il y aura toujours de belles surprises avec ces logiciels », conclut Laurent Debieu.
Laurent Debieu est directeur du Pôle Adultes de l’APAEIA depuis 2023, après avoir été directeur adjoint d’un foyer d’accueil médicalisé. Utilisateur d’Imago RH-Planning depuis 2019, il pilote au quotidien la gestion RH et l’accompagnement de 93 personnes.
Pour aller plus loin
L’expérience de l’APAEIA illustre la manière dont Imago RH-Planning accompagne les établissements médico-sociaux dans la sécurisation de leur gestion RH, tout en s’articulant avec le Dossier Usager pour une vision unifiée de l’accompagnement.
