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Institut Vancauwenberghe : Imago DU et Evolucare Analytics au cœur du système d’information d’un établissement public médico-social
À Zuydcoote, dans le Nord, l’Institut Vancauwenberghe accompagne 169 personnes en situation de handicap au sein de trois structures. Cet établissement public s’appuie sur Evolucare Imago DU pour son dossier usager informatisé et sur Evolucare Analytics pour piloter son activité. Jules Soumaré, responsable du service des systèmes d’information et RSSI, partage son retour d’expérience.
Un établissement public médico-social à forte dimension pluridisciplinaire
L’Institut Vancauwenberghe regroupe un Institut d’Éducation Motrice (IEM) avec internat, la Maison d’Accueil Spécialisée Le Trimaran (MAS) et le Service d’Éducation Spéciale et de Soins à Domicile « À la Fleur des Champs » (SESSAD). Environ 233 professionnels y travaillent : médicaux, paramédicaux, soignants, éducatifs et administratifs. La kinésithérapie, l’orthophonie et la psychomotricité occupent une place centrale dans les accompagnements.
Le statut public ajoute ses propres exigences : commande publique, maîtrise budgétaire, sécurité et protection des données. « Une solution doit répondre aux besoins fonctionnels, mais aussi aux critères de pérennité, de conformité et de coût », précise Jules Soumaré.
L’établissement transmet également régulièrement des indicateurs, notamment des données financières et d’activité, aux autorités et organismes compétents.
D’un logiciel métier existant à un dossier usager commun et évolutif
Avant Imago DU, l’Institut disposait déjà d’un logiciel de suivi des personnes accompagnées. Le projet n’était donc pas une première informatisation, mais une évolution du système d’information.
Inscrit dans la dynamique du programme ESMS numérique porté par la CNSA, il visait trois objectifs : disposer d’un dossier usager commun aux trois structures, fluidifier la circulation des informations entre professionnels et renforcer la traçabilité des accompagnements. Le tout dans un contexte d’exigences croissantes en matière de sécurité, de coordination et d’interopérabilité.
Imago DU, colonne vertébrale du quotidien
Des profils et des droits d’accès entièrement revus
Arrivé en janvier 2024, alors qu’Imago DU était déjà en place, Jules Soumaré s’est d’abord formé à la solution. Avec son collaborateur, il a ensuite repris l’ensemble des profils utilisateurs. Les droits d’accès ont été ajustés progressivement, au plus près des besoins réels de chaque métier. Cette démarche simplifie l’administration et renforce la sécurité des données.
Le service informatique est aujourd’hui l’interlocuteur d’Evolucare pour l’assistance, les évolutions, la gestion des accès et l’intégration des nouveaux services numériques. « La réussite repose autant sur la technique que sur l’écoute des professionnels », souligne-t-il.
Infirmiers et paramédicaux : un usage approfondi
Chez les infirmiers, ordonnances, actes et soins passent tous par Imago DU. Les kinésithérapeutes, orthophonistes et psychomotriciens y enregistrent leurs séances. Les évaluations pluridisciplinaires, le projet personnalisé, les grilles d’évaluation, le planning d’activités et les courriers des secrétariats y sont également centralisés.
« Le dossier usager informatisé facilite la traçabilité des actes et la coordination avec les autres professionnels, tout en préservant les spécificités de chaque métier. L’objectif est d’éviter que les informations restent isolées dans chaque service. » – Jules Soumaré
Une appropriation continue
L’intégration des nouveaux professionnels s’appuie notamment sur l’accompagnement au sein des services, complété, si nécessaire, par des formations ciblées et un appui du service informatique, par exemple pour fiabiliser la saisie des plannings d’activités. « L’appropriation est un processus continu : les besoins évoluent, de nouveaux professionnels arrivent et de nouvelles fonctionnalités apparaissent », ajoute Jules Soumaré.
Evolucare Analytics : transformer les données du quotidien en pilotage
Evolucare Analytics exploite les données saisies dans Imago DU sous forme d’indicateurs et de tableaux de bord, sans ressaisie dans des fichiers parallèles. Pour les indicateurs SERAFIN-PH, le gain est net : « Nous avons pu sortir des statistiques en quelques minutes. Cela nous a fait gagner un temps fou », témoigne-t-il.
« Pour moi, la valeur ajoutée d’Analytics est de transformer les données du quotidien en informations utiles au pilotage, plutôt que de produire des chiffres pour des chiffres. » – Jules Soumaré
Le rattachement des activités à la nomenclature SERAFIN-PH permet de faciliter le suivi et l’analyse des prestations réalisées. Les données d’activité des professionnels paramédicaux contribuent également à l’analyse de l’activité des équipes.
Interopérabilité et cybersécurité : des chantiers structurants
L’Institut utilise Imago DU qui intègre les évolutions du Ségur du numérique en santé. Il poursuit le déploiement des services numériques nationaux : Identité Nationale de Santé (INS), Dossier Médical Partagé (DMP) et messagerie sécurisée de santé. Pour cette dernière, l’établissement travaille avec NUMIH et Evolucare ; les premiers tests techniques avec Imago DU sont concluants.
En parallèle, l’équipe travaille sur les indicateurs ESMS numérique et sur la cybersécurité : authentification, sécurisation des postes, protection des données et continuité d’activité. Imago Mobile et l’intelligence artificielle comme aide à la rédaction figurent également parmi les pistes étudiées.
Bilan : un numérique au service de l’humain
Jules Soumaré dresse un bilan globalement positif : Imago DU est devenu un outil central du système d’information de l’Institut, permettant aux professionnels de travailler autour d’un dossier usager commun. Pour les personnes accompagnées et leurs familles, l’objectif reste une meilleure continuité de l’accompagnement et une circulation plus fiable des informations.
« La réussite d’un projet numérique ne se mesure pas uniquement aux fonctionnalités déployées, mais à son utilité réelle pour les équipes et les personnes accompagnées. Le numérique doit rester au service de l’humain », conclut Jules Soumaré.
À propos de l’intervenant
Jules Soumaré est responsable du service des systèmes d’information et RSSI de l’Institut Vancauwenberghe depuis janvier 2024. Ancien administrateur réseaux et systèmes, il intervient de façon transversale sur l’ensemble des structures : infrastructures, cybersécurité, projets numériques et accompagnement des professionnels.
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