Construire un numérique médico-social adapté aux réalités des territoires ultramarins
Dans les territoires ultramarins, la transformation numérique du secteur médico-social ne peut pas être pensée comme une simple transposition des modèles métropolitains. Éloignement géographique, contraintes de mobilité, hétérogénéité des infrastructures, faible maturité numérique ou encore diversité des accompagnements imposent une approche profondément adaptée au terrain.
C’est dans ce contexte qu’OVE Caraïbes a engagé, avec Evolucare, le déploiement du dossier usager informatisé Imago DU – Evolucare au sein de ses établissements et services.
Un projet structurant qui illustre l’importance d’une transformation numérique progressive, collaborative et pensée au plus près des réalités opérationnelles des professionnels.
Aujourd’hui, près de 300 collaborateurs utilisent quotidiennement Imago dans les structures d’OVE Caraïbes.
Derrière ce déploiement se cache un véritable travail de fond autour de l’évolution des pratiques, de la coordination des équipes et de l’appropriation des outils numériques dans des organisations historiquement très ancrées dans l’oralité.
Une volonté forte d’innover pour les territoires ultramarins
Présente en Martinique, à Saint-Martin et à Saint-Barthélemy, OVE Caraïbes accompagne des publics particulièrement variés : petite enfance, handicap, accompagnement à domicile, vulnérabilités psychiques et sociales ou encore personnes âgées. Cette diversité nécessitait une solution capable de répondre à des besoins métiers multiples tout en assurant une continuité de l’information entre les établissements.
Très tôt, l’association a fait du numérique un axe stratégique de développement.
OVE Caraïbes fait d’ailleurs partie des premiers acteurs du territoire à s’être engagés dans les appels à projets liés au numérique en santé et au DUI médico-social.
Dès qu’il y a quelque chose autour de l’expérimentation et du numérique, nous sommes présents dans l’optique de permettre aux îles de bénéficier de l’innovation.
Afin de sélectionner la solution la plus adaptée, l’association a construit un cahier des charges particulièrement exigeant intégrant plus de 250 critères fonctionnels et organisationnels. L’objectif était de disposer d’un outil moderne, intuitif et suffisamment souple pour s’adapter à la diversité des structures et des accompagnements.
« On voulait vraiment une solution logicielle qui soit paramétrable et adaptée à nos différents établissements. Imago répondait à tout ce que nous recherchions », poursuit Alexandre Doubel.
Aujourd’hui, 28 établissements et services d’OVE Caraïbes utilisent la solution Imago au quotidien.
Une logique de co-construction au cœur du projet
Pour OVE Caraïbes, la réussite du projet repose autant sur l’accompagnement humain que sur la qualité de la solution technologique.
Dès le lancement du déploiement, un comité de pilotage transversal a été mis en place afin d’associer l’ensemble des parties prenantes : direction générale, managers de proximité, équipes thérapeutiques, médecins, services informatiques et professionnels éducatifs. Cette gouvernance collaborative a permis de construire progressivement les paramétrages en fonction des réalités de terrain.
« Nous avons bénéficié d’un accompagnement Evolucare très intéressant dès le départ, avec beaucoup d’échanges, des déplacements sur site et des formations adaptées à nos équipes », souligne Alexandre Doubel.
Cette logique de co-construction a joué un rôle essentiel dans l’appropriation progressive de l’outil par les professionnels. Dans des structures où les niveaux de maturité numérique peuvent être très hétérogènes, la proximité et l’accompagnement constituent des leviers indispensables de réussite.
Faire évoluer les pratiques professionnelles
L’un des principaux défis du projet concernait la transformation des habitudes de travail.
Dans de nombreux établissements, les transmissions reposaient historiquement sur des échanges oraux ou des notes papier. Le passage au dossier usager informatisé impliquait donc un véritable changement culturel autour de la formalisation des informations et de la traçabilité des accompagnements.
« Dans notre culture, nous sommes très dans l’oralité. Passer à un outil où tout est écrit et tracé représente un vrai changement », explique Alexandre Doubel.
Aujourd’hui, le projet est entré dans une phase de consolidation des usages. Les principaux axes de progression concernent désormais la complétude des dossiers et la formalisation des projets personnalisés.
« Nous ne sommes plus sur une problématique liée au logiciel lui-même. Les enjeux sont désormais davantage liés à l’accompagnement des équipes et au management de proximité », ajoute-t-il.
Des bénéfices concrets pour les équipes et les usagers
Malgré les défis rencontrés, les bénéfices observés sont aujourd’hui particulièrement visibles dans les établissements ayant atteint un fort niveau d’usage.
Le journal de bord partagé constitue notamment l’une des fonctionnalités les plus appréciées des équipes. Son fonctionnement intuitif facilite les transmissions entre professionnels et réduit fortement les pertes d’informations.
« Lorsqu’un professionnel revient de congés, il peut immédiatement retrouver les informations essentielles via le journal de bord. Cela apporte un vrai gain de temps et une meilleure continuité dans les accompagnements », explique Alexandre Doubel.
Les équipes constatent également une réduction du temps consacré aux tâches administratives et aux retranscriptions papier.
« On voit clairement une différence entre le temps auparavant passé à rechercher des documents ou retranscrire des informations et le temps désormais consacré aux bénéficiaires », poursuit-il.
Les fonctionnalités liées aux plans de soins sont également particulièrement valorisées par les professionnels du soin.
« Les aides-soignantes et les médecins trouvent que les plans de soins Imago sont très performants. C’est un point qui a réellement fait la différence. »
Imago Mobile : accompagner les équipes au plus près du terrain
L’une des prochaines grandes étapes du projet concerne désormais le déploiement d’Imago Mobile.
Cette évolution répond directement aux réalités du territoire. De nombreux professionnels interviennent quotidiennement au domicile des bénéficiaires ou sur plusieurs sites. Jusqu’à présent, certaines équipes devaient encore prendre des notes papier avant de ressaisir les informations dans le DUI, générant une double charge de travail.
« Le but du dossier usager informatisé est justement d’éviter le papier et les ressaisies », rappelle Alexandre Doubel.
OVE Caraïbes souhaite désormais permettre aux professionnels de saisir les informations directement sur le terrain, en temps réel, grâce à des outils mobiles adaptés aux usages de mobilité.
Cet enjeu est d’autant plus important que certaines zones du territoire restent confrontées à des problématiques de connectivité.
« Nous avons encore des zones blanches où le réseau internet est très fluctuant. Pouvoir travailler même sans connexion représente un véritable enjeu pour nos équipes », explique Alexandre Doubel.
Une ambition territoriale autour du numérique en santé
Au-delà de son propre projet, OVE Caraïbes participe également à une dynamique plus large à travers le groupement SI Martinique.
Cette initiative vise à mutualiser les pratiques, partager les retours d’expérience et renforcer la coordination entre les acteurs du territoire afin d’accélérer la transformation numérique du médico-social dans les Caraïbes.
« Beaucoup d’établissements accusent encore un retard important sur le numérique. Nous souhaitons aussi partager notre expérience et montrer l’importance de l’accompagnement dans ce type de projet », explique Alexandre Doubel.
L’association souhaite également renforcer progressivement l’exploitation des fonctionnalités Analytics afin de mieux piloter l’activité, suivre les indicateurs clés et accompagner les établissements dans leur montée en maturité numérique.
Une nouvelle étape qui confirme la volonté d’OVE Caraïbes de construire un numérique médico-social pragmatique, accessible et profondément connecté aux réalités du terrain.
OVE Caraïbes (ŒUVRER ET VIVRE ENSEMBLE pour une société inclusive dans les Caraïbes) est une association gestionnaire d’établissements et services médico-sociaux présente en Martinique, à Saint-Martin et à Saint-Barthélemy.
L’association accompagne des publics confrontés à différentes formes de vulnérabilités : handicap, accompagnement à domicile, protection de l’enfance, vulnérabilités sociales, soutien aux aidants et accompagnements thérapeutiques.
Engagée depuis plusieurs années dans les projets de transformation numérique du médico-social, OVE Caraïbes fait partie des acteurs pionniers du numérique en santé dans les territoires ultramarins.
