Retour d’expérience sur la coupe SERAFIN-PH avec Evolucare
En 2025, la coupe SERAFIN-PH a marqué une étape clé pour les structures du champ du handicap, et plus particulièrement pour celles accompagnant des enfants. Cette opération nationale, lancée dans le cadre de la réforme SERAFIN-PH, visait à recueillir des données d’activité standardisées, afin de construire un futur modèle de financement plus juste, basé sur les besoins des usagers.
Trois établissements clients d’Evolucare ont accepté de partager leur retour d’expérience sur cette coupe : l’ADAPT, la Fondation Adèle de Glaubitz, et la PEP 43. Tous ont bénéficié d’un accompagnement personnalisé piloté par Thibault Chaumont, coordinateur de projets chez Evolucare.
Une mission complexe, un accompagnement stratégique
Face à l’urgence du calendrier et à la complexité technique, l’accompagnement proposé par Evolucare a été déterminant. L’objectif était double : permettre l’extraction des données depuis Imago DU et faciliter leur intégration dans les fichiers normalisés exigés par la CNSA et l’ATIH, tout en réduisant la charge de travail pour les professionnels de terrain.
Thibault Chaumont a assuré un suivi opérationnel complet : création d’outils d’export, mise en place de fichiers de traduction, support technique, animation de points réguliers, et aide à la saisie de données complexes (temps de trajet, type de véhicule utilisé, etc.).
L’ADAPT : établissements pilotes et approche collaborative
LADAPT, acteur référent de l’accompagnement des personnes en situation de handicap, a participé à la coupe en tant que site pilote. Dix établissements (IME, IEM, SESSAD) répartis entre l’Île-de-France et la Normandie ont été mobilisés.
L’enjeu était d’éviter une double saisie pour les professionnels et de capitaliser sur l’utilisation quotidienne d’Imago. L’accompagnement a permis d’automatiser l’extraction de nombreuses données, grâce à Analytics, avec la création de grilles d’évaluation et de consignes de saisie ciblées.
Le travail a été essentiel pour rendre la coupe plus fluide et limiter l’impact sur les équipes terrain.
Malgré quelques limites techniques (formats Excel complexes, versions logicielles différentes entre les établissements), l’ADAPT salue un accompagnement rigoureux et recommande vivement la prestation Evolucare pour les prochaines coupes.
Fondation Adèle de Glaubitz : anticipation et qualité des données
L’Association Adèle de Glaubitz, qui gère notamment des IME, SESSAD, EAAP, IDV a mis à profit un travail de structuration des données entamé plusieurs mois en amont. L’utilisation d’Imago DU à son plein potentiel (plannings complétés, suivis rigoureux) a permis d’extraire près de 90 % des informations attendues automatiquement.
Les difficultés ont surtout porté sur la traduction des données au bon format, mais les bénéfices sont nets : meilleure maîtrise des outils, anticipation des besoins de la réforme, et réduction des erreurs de saisie.
Nous avons vu un vrai gain de temps, et sans l’accompagnement de Thibault, nous n’aurions pas pu répondre correctement aux exigences du format RAMSECE.
Les PEP 43 : une montée en puissance progressive
Les PEP 43 ont engagé une véritable transformation de ses pratiques autour du logiciel Imago. Les établissements et services (DIME, DITEP, CMPP) de l’association ont utilisé Imago de façon partielle jusqu’à la mise en place des données de santé Segur. La coupe Serafin PH a servi de levier pour renforcer encore l’exploitation du logiciel, structurer les plannings et améliorer la complétude des dossiers.
L’accompagnement d’Evolucare a été particulièrement salué par les structures, qui ont souligné la disponibilité constante des équipes, leur grande capacité d’adaptation face aux différentes situations rencontrées et leur volonté de rechercher en permanence des solutions concrètes et efficaces pour faciliter la mise en œuvre du projet.
Les prochaines étapes ? Continuer à former les équipes et renforcer l’usage d’Analytics.
Sans cet accompagnement, nous aurions dû tout faire manuellement.
Enseignements clés et perspectives
La coupe 2025 aura permis d’identifier plusieurs axes d’amélioration :
- l’anticipation comme facteur clé de réussite,
- le besoin de renforcer les liens entre éditeurs et institutions (CNSA, ATIH),
- l’importance d’une approche collaborative et adaptée à chaque réalité de terrain.
Si l’année 2026 s’annonce comme une « année blanche », la prochaine coupe pourrait avoir lieu en 2027. Fortes de cette expérience, les équipes d’Evolucare poursuivent leur travail d’amélioration continue au service de leurs clients et de la transformation du secteur.
