L’Association pour Adultes et Jeunes Handicapés du Tarn (APAJH du Tarn) a franchi une étape clé dans sa digitalisation avec le déploiement d’IMAGO DU, dans ses 16 établissements.
Ce projet a été mené en grappe avec l’Association Mutualiste Agricole de Boissor dans le Lot (AMAB), une autre association regroupant six établissements supplémentaires. Retour sur une transformation ambitieuse menée avec rigueur et engagement, grâce à une collaboration efficace entre l’APAJH du Tarn, Evolucare et ALLEA, prestataire externe en tant qu’AMOA.
Un projet structuré et inclusif
L’APAJH du Tarn a mis en place une démarche rigoureuse pour moderniser la gestion de ses dossiers usagers. Angélique Tonon,Chef du pôle qualité, Développement et Processus Associatifs et chef de projet, a piloté cette transition avec une approche méthodique.
L’APAJH du Tarn et l’AMAB ont opté pour un déploiement en grappe, une approche permettant de mutualiser certaines configurations tout en laissant aux établissements une indépendance fonctionnelle selon leurs besoins spécifiques. Ce modèle a offert une flexibilité précieuse tout en assurant une coordination efficace entre les différents organismes gestionnaires.
Le rôle d’ALLEA a été essentiel dans cet accompagnement, en apportant un soutien méthodologique et en favorisant l’autonomie des référents locaux. La mise en place de comités de suivi mensuels a permis d’assurer un accompagnement de terrain, de lever les éventuelles résistances et de garantir un bon niveau d’appropriation des outils par les référents et utilisateurs.
IMAGO : un choix réfléchi et une adoption rapide
Le choix d’IMAGO s’est fait sur la base d’auditions des professionnels de terrain, qui ont privilégié son ergonomie, son graphisme ludique et ses fonctionnalités intuitives. Avec environ 200 utilisateurs à l’APAJH du Tarn, l’adoption s’est faite rapidement, dépassant même les objectifs fixés dans le programme ESMS numérique.
L’un des apports majeurs d’IMAGO a été l’harmonisation de la formalisation des projets personnalisés. Auparavant, chaque structure avait ses propres pratiques. Désormais, une méthodologie commune a été instaurée, intégrant les meilleures pratiques du secteur.
« L’objectif était que chaque usager puisse construire son projet en s’appuyant sur des domaines compréhensibles. La structuration avec Imago nous a permis de gagner en clarté et en efficacité. » — Angélique Tonon.
L’un des modules les plus plébiscités par les personnes accompagnées est le portail usagers, qui permet aux bénéficiaires et à leurs familles d’accéder directement à leur dossier. Cet outil renforce la transparence et l’implication des usagers dans leurs parcours, un aspect fondamental dans l’évolution des pratiques médico-sociales.
Des défis relevés avec succès
L’une des grandes difficultés du projet résidait dans la diversité des points de départ : la moitié des structures utilisait un autre logiciel, tandis que l’autre fonctionnait encore sur papier. La reprise des données a donc été un enjeu majeur. « La transition a suscité quelques craintes, notamment sur la reprise des données. Finalement, une étudiante a été embauchée pour accompagner cette migration pour les données éducatives, ce qui a permis de tout basculer sans surcharge pour les équipes. Les équipes administratives et de soins se sont énormément impliquées pour la reprise des données les concernant vu la nature sensible des données» — Angélique Tonon.
En parallèle, un gros travail de coordination entre ALLEA pour l’APAJH du Tarn et POSIS pour l’AMAB, a été nécessaire, car les paramétrages des établissements différaient.
Un accompagnement clé pour une adoption pérenne
L’adhésion des professionnels a été facilitée par une communication claire et continue et des comités de suivi réguliers.
« La clé de la réussite, c’est d’impliquer le personnel métier dès le départ et de leur donner les outils pour être autonomes. » — Angélique Tonon.
Cette approche a également permis de renforcer la délégation et l’autonomie des équipes : les équipes de direction ont été présentes pour que chaque établissement puisse s’approprier IMAGO à son rythme, tout en bénéficiant du soutien de l’AMOA et d’Evolucare lorsque nécessaire. Grâce à l’expertise et à la réactivité de Thibault Chaumont, chef de projet chez Evolucare, le paramétrage d’IMAGO a pu être réalisé de manière optimale pour répondre aux besoins de l’APAJH du Tarn et de l’AMAB. Lors des comités de suivi, il a apporté des réponses claires et adaptées aux professionnels, renforçant ainsi leur confiance et assurant une prise en main efficace de la solution.
Aujourd’hui, l’APAJH du Tarn et l’AMAB ont atteint leurs cibles d’usages plus tôt que prévu, preuve d’une intégration réussie. Les plannings et les projets sont bien suivis, et la dynamique de travail est fluidifiée.
Un modèle inspirant pour le médico-social
L’expérience de la grappe l’APAJH du Tarn et de l’AMAB prouve qu’avec une vision claire, un accompagnement structuré et des outils adaptés, la transition numérique dans le médico-social peut être une véritable réussite. Cette démarche pragmatique et progressive, fondée sur l’écoute des professionnels, l’autonomie et une méthodologie rigoureuse, pourrait inspirer d’autres structures médico-sociales engagées dans leur digitalisation.