Une migration portée par des enjeux de modernisation du SIH
Dans un contexte marqué par l’évolution des exigences réglementaires et des pratiques de soins, les établissements de santé doivent faire évoluer leur système d’information pour mieux structurer leur activité et fluidifier les parcours patients. Le Centre de Réhabilitation Psychosociale de Billiers a engagé cette transformation en migrant son DPI Osiris vers HopitalWeb.
Ce projet s’inscrit dans une démarche globale visant à simplifier un environnement applicatif devenu complexe et à disposer d’un outil unique capable de centraliser les informations administratives et médicales. L’objectif est de mieux coordonner les équipes et d’assurer une circulation plus fiable de l’information.
Un système d’information fragmenté avant la migration
Avant la migration, le système d’information reposait sur plusieurs solutions distinctes, avec des échanges de données réalisés via des fichiers. Ce fonctionnement impliquait des manipulations régulières et des contrôles manuels, ce qui complexifiait le suivi des informations.
Cette organisation limitait la capacité à disposer d’une vision consolidée du parcours patient et à partager l’information de manière fluide.
On avait des outils qui fonctionnaient chacun de leur côté, avec des échanges par fichiers. Cela demandait beaucoup de vérifications et de coordination pour s’assurer que les informations étaient bien alignées. Dans la pratique, ça ajoutait de la complexité au quotidien pour les équipes.
Le choix d’HopitalWeb pour unifier les usages
La décision de migrer vers HopitalWeb répond à un objectif d’intégration du système d’information. L’établissement souhaitait disposer d’un environnement unique permettant de couvrir à la fois les besoins administratifs et médicaux.
L’architecture web de la solution et son ergonomie ont été des éléments déterminants dans ce choix, notamment pour faciliter l’appropriation par les professionnels.
Ce choix s’inscrit dans une volonté d’adapter les outils aux pratiques quotidiennes et de simplifier leur utilisation.
On a été attentifs à l’ergonomie parce que c’est un point clé dans l’adhésion des équipes. Le fait d’être sur un outil web, avec des logiques plus intuitives, correspond davantage aux usages actuels. Cela facilite la prise en main, notamment pour les professionnels qui n’étaient pas forcément à l’aise avec les outils précédents.
Un projet structuré avec un accompagnement dédié
La migration a été planifiée avec un objectif de mise en production en début d’année civile, nécessitant un pilotage rigoureux et une organisation précise des différentes étapes.
Le projet s’est appuyé sur un pilotage interne resserré, en lien avec les équipes Evolucare. L’accompagnement s’est structuré autour d’un chef de projet dédié et de points de suivi réguliers.
On avait besoin d’un cadre clair pour avancer. Le fait d’avoir des points réguliers et un interlocuteur identifié nous a permis de structurer le projet et de suivre l’avancement étape par étape. Cela a facilité la prise de décision et la coordination entre les équipes.
Ce qui a été important, c’est de pouvoir échanger facilement sur les sujets rencontrés. On a pu poser des questions, comprendre les impacts des choix, et ajuster au fur et à mesure. Cela a contribué à sécuriser le projet.
La réussite du projet repose sur une organisation claire, une anticipation des étapes et une communication régulière avec les équipes pour ajuster les paramétrages et accompagner les usages.
Une reprise de données limitée pour reconstruire une base cohérente
Dans le cadre de la migration, l’établissement a fait le choix de limiter la reprise des données aux éléments administratifs essentiels, comme l’identité des patients et les mouvements. Les données médicales, les prescriptions et les transmissions n’ont pas été reprises.
Ce positionnement s’inscrit dans une volonté de reconstruire une organisation des données en cohérence avec les évolutions de l’établissement, plutôt que de reproduire un historique existant.
Juliette Liquier précise :
L’établissement a beaucoup évolué ces dernières années, que ce soit dans ses activités ou dans son organisation. On s’est donc posé la question de la pertinence de reprendre des données qui ne correspondaient plus forcément à notre fonctionnement actuel. Le choix a été de repartir sur une base adaptée à nos pratiques d’aujourd’hui.
Cette décision a impliqué une ressaisie des informations par les équipes médicales lors du démarrage, accompagnée par des dispositifs de formation pour faciliter la transition.
Des évolutions observées dans les usages et le suivi des patients
Après plusieurs mois d’utilisation, les équipes décrivent une appropriation progressive d’HopitalWeb. La logique web et l’ergonomie facilitent la prise en main, notamment pour les nouveaux professionnels.
Parmi les évolutions observées, la mise en place d’un agenda patient permet de visualiser les activités et la présence des patients au cours de la journée.
Philippe Chatelais précise :
On avait besoin d’un outil qui permette de suivre concrètement les activités des patients dans la journée. Aujourd’hui, on dispose d’une visibilité qui permet aux équipes de mieux s’organiser et de partager l’information de manière plus fluide.
La centralisation des données permet également d’envisager leur exploitation dans des outils de pilotage, dans une logique d’évolution progressive des usages.
Migration DPI : quels enseignements pour les établissements utilisateurs d’Osiris ?
La migration d’Osiris vers HopitalWeb au sein du Centre de Réhabilitation Psychosociale de Billiers illustre les étapes clés d’un projet de transformation du système d’information hospitalier, depuis la simplification de l’environnement applicatif jusqu’à la structuration des données et des usages. Le retour d’expérience met en évidence l’importance d’un cadrage initial, de choix assumés sur la reprise de données et d’un accompagnement continu des équipes tout au long du projet.
Pour les établissements utilisant encore Osiris, ce projet apporte des éléments concrets sur les conditions de mise en œuvre d’une migration vers HopitalWeb, ainsi que sur les impacts organisationnels et les adaptations nécessaires. Il montre également les modalités d’appropriation progressive de l’outil par les équipes et les évolutions possibles en matière de suivi patient et de gestion des activités.
Centre de Réhabilitation Psychosociale de Billiers
Le Centre de Réhabilitation Psychosociale de Billiers est un établissement spécialisé en psychiatrie, orienté vers la réhabilitation psychosociale. Il accompagne les patients à travers des dispositifs sanitaires et ambulatoires, en intégrant des dimensions thérapeutiques, sociales et professionnelles.
L’établissement a connu des évolutions organisationnelles importantes, avec le développement de nouvelles activités et une transformation progressive de certaines prises en charge.
Ces changements ont conduit à repenser les outils numériques afin de mieux structurer les parcours patients et les données associées.
Une méthode de déploiement éprouvée
Le déploiement d’HopitalWeb s’appuie sur une démarche structurée et progressive : analyse des usages terrain, organisation d’une gouvernance projet claire, paramétrage adapté aux pratiques, formation des équipes et accompagnement dans la durée.
Cette approche permet de sécuriser chaque étape, de favoriser l’adhésion des utilisateurs et d’ancrer durablement les nouveaux usages au sein des établissements.
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