DU
Les Foyers de Cluny : un dossier usager informatisé pensé pour le handicap psychique
Porteur d’une grappe ESMS numérique dans le Calvados, l’association Les Foyers de Cluny a généralisé Evolucare Imago DU à l’ensemble de ses services. Son médecin directeur général, le Dr Pascal Crété, revient sur un projet né d’un enjeu très concret : la sécurisation des prescriptions.
Une association spécialisée dans le handicap psychique et sensoriel
Créée en 1967, l’association Les Foyers de Cluny accompagne aujourd’hui plus de 420 personnes sur Caen, Bayeux, Giberville et Falaise, avec 110 à 120 salariés. Elle a longtemps fonctionné comme trois établissements autonomes. Depuis 2019, une direction générale et des fonctions supports mutualisées organisent l’activité en trois secteurs :
- Travail et Vie active: deux ESAT, l’un à Bayeux (handicap intellectuel et troubles psychiques), l’autre à Giberville (handicap sensoriel, maladies rares, troubles autistiques) ;
- Habitat et Accompagnement à la vie sociale : foyers d’hébergement, SAVS, SAMSAH, service d’accompagnement au logement SASLA, maison relais ;
- Soin et Réhabilitation : un FAM dédié aux personnes souffrant de SCZ, des services d’accompagnement à domicile spécialisés, dont un service d’aide ménagère à domicile spécialisé, une résidence accueil de 30 logements en partenariat avec l’EPSM de Caen.
Cliquez sur le logo pour visiter le site web
Des services d’aide à domicile spécialisés comme le nôtre, il n’en existe que trois en France, tous en Normandie. Ces spécificités font que nous sommes bien identifiés par nos partenaires et nos tutelles.
Le déclencheur : sécuriser le circuit du médicament
Pascal Crété est psychiatre de formation. Il exerçait encore au foyer d’accueil médicalisé lorsqu’il a commencé à chercher une solution, dès 2017-2018.
L’association devait aussi centraliser l’information (vaccinations, traitements annexes, suivi éducatif) et la partager entre sites et entre professionnels. Or la plupart des logiciels du marché étaient pensés pour les EHPAD. « Nous avions besoin d’un dossier éducatif, paramédical, voire médical, bien accessible », résume Pascal Crété.
Nous avions des outils, entre un fichier Word et une fiche de traitement mise à jour chaque semaine. Cela fonctionnait, mais nous nous sommes aperçus qu’il y avait des erreurs humaines : se tromper d’un chiffre, d’un nombre de médicaments… À partir de là, la chaîne de risques était multipliée. Dr Pascal Crété
Les premières prescriptions informatisées dans Imago démarrent en 2020 au foyer d’accueil médicalisé et au SAMSAH. La crise sanitaire de la COVID suspend ensuite le projet, jusqu’à l’arrivée du programme ESMS numérique, le volet médico-social du Ségur du numérique en santé.
Si on laisse passer l’opportunité du Ségur, on va se retrouver dans quelques années à devoir répondre à tout cela, et cela nous coûtera cher. Dr Pascal Crété
Une grappe de proximité, toujours active
Depuis une trentaine d’années, plusieurs associations du Calvados se retrouvent chaque trimestre au sein d’un groupe informatique animé par l’ORS-CREAI Normandie. Lorsque le dossier usager informatisé arrive à l’ordre du jour, les Foyers de Cluny proposent de porter une grappe. Ils fédèrent la Ligue de l’enseignement Normandie, l’ESAT LES COMPAGNONS et le CROP Fondation Abbé Pierre Jamet .
Ce périmètre resserré est un choix assumé. Pour Pascal Crété, une grappe ne se résume pas à un achat groupé : c’est un collectif qui doit pouvoir se réunir, partager ses pratiques et avancer ensemble, au-delà du déploiement. L’association a donc privilégié des organismes gestionnaires qui se connaissent déjà et travaillent sur le même territoire. « Nous avons reçu des sollicitations d’organismes du nord de la France et du nord de la Normandie. Nous les avons déclinées, car nous voulions pouvoir nous voir en réunion régulièrement et travailler réellement ensemble. »
Le déploiement est terminé, mais la grappe continue de se réunir environ une fois par trimestre. Elle travaille sur l’amélioration des usages, la cybersécurité et la préparation du Ségur vague 2. Pascal Crété a même programmé une réunion des médecins des Foyers de Cluny, du CROP et du D.A.Re André Bodereau sur le dossier médical, en vue de l’ordonnance numérique.
Un accompagnement au changement au plus près du terrain
Les craintes étaient réelles : centralisation des données, temps passé sur l’outil, nouvelle organisation du travail. L’association a misé sur la proximité :
- chefs de service et directeurs présents à chaque formation ;
- réunions internes ;
- personnes ressources identifiées dans les équipes ;
- journées d’accompagnement sur site, construites avec Evolucare à partir des questions concrètes des moniteurs d’atelier, des secrétaires ou des infirmières.
Sonia Moutier, assistante de direction et en formation pour le poste de DPO, joue un rôle clé dans ce dispositif. Aux côtés de la direction générale, elle coordonne le déploiement des outils numériques et des documents associés, en lien étroit avec la cheffe de projet Evolucare. Elle est la personne ressource de l’association pour les trois secteurs. Des protocoles internes, en cours de construction avec la grappe, guideront pas à pas les nouveaux professionnels, un atout face au turn-over.
Des résultats tangibles, jusqu’aux évaluations HAS
L’année 2025 a été chargée. La période cible ESMS numérique s’est achevée, et dans le même temps les évaluations HAS ont été menées sur l’ensemble des services. Les deux chantiers se sont finalement renforcés l’un l’autre.
Quand on ouvrait Imago, on voyait que cela avait été tracé tel jour, à telle heure, plutôt que d’aller chercher dans les classeurs, les carnets, les cahiers. Cela nous a considérablement aidés. Dr Pascal Crété
Au quotidien, les bénéfices sont concrets :
- Ergonomie et sécurité : Un médecin à temps partiel peut aussi ajuster une prescription à distance.
- Coordination avec la ville : avec l’accord de la personne, les résultats d’examens biologiques et la notification MDPH sont versés dans son DMP (Mon espace santé). Le DMP devient un outil de partage entre le médecin généraliste et le psychiatre de l’institution.
- Transmissions entre ESAT et foyers : grâce au journal de bord, une information comme « un tel n’était pas très bien hier soir, faites attention ce matin » circule simplement et rapidement.
Dans Imago, l’écran est entièrement centré sur la personne accompagnée. Une fois son dossier ouvert, le professionnel n’a sous les yeux que ses informations : pas de risque de confusion entre deux usagers. Un gage de sécurité essentiel, notamment pour les prescriptions : quand on est sur le dossier d’un usager, on est sur ce dossier. Dr Pascal Crété
Les temps d’échange entre équipes ont été préservés : « Dans le champ de la psychiatrie, on a besoin de se voir, de se parler ». L’outil appuie ces temps collectifs, il ne les remplace pas.
Fort de ces résultats, l’association a étendu Imago DU à sa résidence accueil de 30 logements, hors du périmètre de la grappe. L’infirmière de coordination mise à disposition par l’hôpital peut ainsi accéder au dossier des usagers.
Le conseil de Pascal Crété aux associations qui hésitent
Pour les Foyers de Cluny, cette tonalité, c’est Imago DU qui l’a trouvée. Après avoir écarté des solutions « trop EHPAD », Pascal Crété s’est arrêté sur un logiciel construit autour du dossier de l’usager, qu’il juge « ergonomique, accessible et intuitif ». Le COPIL a confirmé ce choix : sur les besoins des ESAT, Imago répondait déjà à bon nombre d’attentes. L’outil a ensuite continué d’évoluer, enrichi par les retours de l’association et d’autres ESAT.
En 2027, les Foyers de Cluny prévoient de consolider leurs circuits internes et leur paramétrage, avec la même logique collective.
Prenez le temps de trouver le logiciel qui résonne le plus avec votre pratique. C’est un peu comme en musique : il faut une tonalité. Et faites-le avec les équipes, au moins avec un petit collectif. Il n’y a rien de pire qu’un progiciel qui n’est pas adopté : c’est du temps perdu, de l’argent perdu, et c’est la confiance qui en pâtit. Dr Pascal Crété
Dr Pascal Crété, médecin directeur général des Foyers de Cluny du Calvados
Psychiatre de formation, le Dr Pascal Crété est médecin directeur général de l’association Les Foyers de Cluny du Calvados depuis octobre 2019. Il y a conduit la réorganisation autour d’une direction générale et de fonctions supports mutualisées, puis porté la grappe ESMS numérique du territoire.
Il exerce en parallèle comme psychiatre à l’université de Caen Normandie depuis 1989, aujourd’hui au sein du service de santé étudiante (SSE).
Il s’investit dans plusieurs réseaux :
• Président de RSVA (Réseau de services pour une vie autonome) depuis 2019 ;
• secrétaire général de la FIAC depuis 2009 ;
• secrétaire de la revue Institutions depuis 2007 ;
• président du CRIC (Collectif de rencontres institutionnelles caennais) depuis 1996.
Son approche du travail collectif s’inscrit dans la dynamique de la psychothérapie institutionnelle.
Pour aller plus loin
Découvrez Evolucare Imago DU pour le secteur du handicap et la gamme médico-sociale Imago.
Un projet de dossier usager informatisé ? Contactez nos équipes.
