Tiphaine LECORVAISIER, Directrice de différents ESMS au sein du groupe COALLIA, dont la MAS Les Chants d’Eole, répond à nos questions autour du déploiement de l’INS dans le cadre de l’utilisation d’Imago DU.
Bonjour Mme LECORVAISIER. Nous vous remercions tout d’abord d’avoir accepté de partager votre retour d’expérience. Pouvez-vous en quelques mots vous présenter, ainsi que votre établissement ?
Je suis Tiphaine LECORVAISIER. Je travaille depuis une quinzaine d’années dans le médico-social et dirige actuellement des ESMS du secteur Handicap en Bretagne et dans les Côtes d’Armor faisant partie de l’association COALLIA.
L’un de ces établissements, concerné par ce retour d’expérience sur le déploiement de l’INS, est la Maison d’Accueil Spécialisée Les Chants d’Eole. Créée en 1999, elle est agréée depuis 2019 pour accueillir toute l’année 72 adultes en situation de handicap aux profils variés : handicap psychique, déficiences intellectuelles et troubles associés, syndromes autistiques, polyhandicap, etc…
Depuis quand utilisez-vous Imago ? Quelles sont les fonctionnalités que vous utilisez ?
Je connais et j’utilise Imago-DU depuis un peu plus de 8 ans dans la mesure où j’ai eu en charge, dans mon expérience professionnelle précédente, le déploiement de cette solution pour une association de 25 établissements et services.
En 2020, je suis arrivée au sein de COALLIA et nous avons entamé, courant 2021, le déploiement d’Imago-DU sur les établissements que je dirige. Je commence donc à bien connaitre Imago.
Nous utilisons toutes les fonctionnalités proposées par la solution, à l’exception du portail usager qui nécessite un peu plus de maturité dans l’utilisation du système d’information.
Association d’envergure nationale Loi 1901 à but non lucratif, Coallia accompagne au quotidien depuis sa création en 1962 des personnes en situation de fragilité (âge, handicap, maladie, difficultés sociales) au sein de ses 795 établissements et services sociaux et médico-sociaux.
Laïcité, indépendance, solidarité et humanisme sont autant de valeurs portées par cette association.
Décrivez-nous le contexte vous ayant poussé à vouloir intégrer l’INS dans votre établissement ?
Pour être tout à fait transparente, c’est le GCS e-Santé Bretagne, qui est le Groupement d’appui de la Région pour le déploiement du numérique, qui nous a poussés. Ils m’ont sollicitée, au regard de notre investissement sur le déploiement des outils numériques, en me proposant de faire partie des établissements pilotes médico-sociaux pour le déploiement de l’INS.
En mettant en regard tous les attendus en termes de services socles numériques, c’était une opportunité de pouvoir effectuer ce déploiement, qui n’est pas simple, avec un appui technique d’une instance comme le GCS. Nous avons donc validé, en acceptant en contrepartie de transmettre et partager notre retour d’expérience auprès des ESMS de la région.
Comment avez-vous sensibilisé vos équipes au sujet de l’INS ?
Nous y allons pas à pas avec les services socles car c’est un gros sujet pour le secteur médico-social, qui demande un temps d’appropriation par les professionnels. Le secteur sanitaire a une forte culture sur l’identitovigilance, alors que pour le secteur médico-social il reste un peu de chemin à parcourir.
Concernant l’INS, nous sommes toujours en phase de sensibilisation, nous avons commencé par l’équipe administrative, la voie d’entrée pour un nouvel usager.
Ensuite, nous avons sensibilisé l’équipe médicale et paramédicale à l’utilisation de l’INS à travers les différents documents que nous transmettons aux autres structures. Aujourd’hui, nous allons commencer à sensibiliser le personnel socio-éducatif d’accompagnement à la question d’identitovigilance, notion peu utilisée et pas toujours claire dans les esprits.
Quels objectifs vous étiez-vous fixés ?
Avec le GCS e-Santé, nous nous sommes fixés comme objectif au 31 décembre 2022 de qualifier l’INS pour tout nouvel usager, mais aussi le faire pour l’ensemble des usagers déjà accompagnés.
Vos objectifs sont-ils à ce jour atteints ?
Cet objectif est atteint, il ne nous reste que deux identités n’ayant pu être qualifiées pour lesquelles des démarches sont en cours avec différents organismes.
Pouvez-vous nous décrire le déploiement, quelles en ont été les différentes étapes ?
Nous avons été accompagnés par le GCS e-Santé, une référente « INS Bretagne » et les services Evolucare. La référente « INS Bretagne » a découpé le déploiement en 4 phases :
La 1ère étape était surtout d’informer et former sur « Qu’est-ce que l’INS ? », « A quoi cela sert ? », « Comment cela va être utilisé ? », « Quel est l’intérêt dans une organisation, un établissement ? ». Cette étape a été réalisée par le GCS, et piloté par notre équipe projet constituée de notre secrétaire de direction, l’agent d’accueil, la cheffe de service des soins et moi-même.
La 2nde étape a été de formaliser le processus permettant la mise en place de l’identitovigilance, qualifier l’INS dans notre démarche d’admission, et articuler cela autour de nos procédures existantes.
La 3ème étape fut la question du déploiement avec les impératifs techniques, à savoir la mise en place des certificats serveur en lien avec Evolucare, la commandes des cartes CPx, la signature des conventions d’habilitation avec l’ANS, sans oublier la déclaration des habilitations afin de permettre à Evolucare d’être administrateur technique. A ce niveau, le GCS nous a accompagnés pas à pas pour nous aider à réaliser l’ensemble des démarches.
La dernière étape a été l’information sur tout ce qui est impératif et la mise à jour des aspects juridiques relatifs à l’INS, dont la mise à jour des différents documents, l’affichage obligatoire, l’information au Conseil de la Vie Sociale.
En dehors de l’aspect purement logiciel, quelles sont les difficultés que vous avez pu rencontrer ?
La 3ème étape fut la plus complexe, en particulier les démarches en lien avec l’ANS qui n’étaient pas les plus simples et claires à notre niveau. D’ailleurs, nos retours d’expériences sur le sujet a permis de simplifier certaines procédures. Au niveau des aspects techniques, cela a plutôt bien suivi du coté Evolucare avec la mise à jour de la version dans les temps.
Qu’est-ce que la mise en place de l’INS vous a apporté, et comptez-vous déployer d’autres services socles ?
L’INS étant une étape incontournable et à la base du déploiement des autres services socles, nous allons commencer par le DMP. La Messagerie Sécurisée de Santé a été quant à elle déployée en parallèle de l’INS, à destination de nos IDE et de notre médecin.
